Lesson 5 Business

Business English

Meetings

How to plan and hold a meeting


Lesson 5 Grammar : Verb Tenses

Lesson 5 Idiomatic: Idiomatic Expressions 5

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HOMEWORK:
1. Write the minutes of the meeting. Look at the instructions on the last page of the dialogue.


2. Grammar Section : do the Multiple Choice exercises.
3. Idiomatic Expressions : do the Multiple Choice exercises.

 Outline

 
 
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Minutes of a Meeting

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About
Meetings

ABOUT:

ABOUT:

ABOUT:

The company is considering opening a new factory.
At a meeting this is discussed and there are two main opinions:
One group wants to expand the existing factory in Germany,
The other group wants to open a factory in India because it will be cheaper to manufacture the clothing there.

Slide 1
Meetings

ABOUT:

ABOUT:

ABOUT:

After a heated discussion the meeting is in its final stages.

MR James

MR James

MR James

It seems to be clear that the best option will be to expand our existing facilities in Germany.

MR Grey

MR Grey

MR Grey

No, Mister Chairman, I do not agree with that opinion.
That is a stupid idea.

Slide 2
Meetings

ABOUT:

ABOUT:

ABOUT:

A heated discussion takes place.

Miss Smith

Miss Smith

Miss Smith

Mister Chairman, these discussions lead nowhere.
I propose that we put this matter to a vote.

Mr Grey

Mr Grey

Mr Grey

I agree, mister Chairman, and would like to propose that we expand our factory in Germany.

Slide 3
Meetings

ABOUT:

ABOUT:

ABOUT:

There is a sudden silence.
Miss Cagney raises her hand.

Miss Cagney

Miss Cagney

Miss Cagney

I'll second the proposal.

Chairman

Chairman

Chairman

Ladies and gentleman, we have a proposal.
It has been seconded by miss Cagney.
The proposal is for expanding our existing facilities here in Germany.
Do I have a counter proposal?

Slide 4
Meetings

ABOUT:

ABOUT:

ABOUT:

Mister Willard makes a counter proposal.

Mr Willard

Mr Willard

Mr Willard

Yes, Mister Chairman.
I'd like to propose investigating the possibility of opening a new factory in India after we have looked at our financial situation.

Miss Rudolph

Miss Rudolph

Miss Rudolph

Mister chairman, the counter proposal is not clear.
Could the previous speaker please rephrase his proposal.

Slide 5
Meetings

ABOUT:

ABOUT:

ABOUT:

.

Chairman

Chairman

Chairman

Mister Willard, please rephrase your proposal, and please make it short.

Mr Willard

Mr Willard

Mr Willard

Yes Mister Chairman.
I would like to propose that we open a new factory in India.

Slide 6
Meetings

ABOUT:

ABOUT:

ABOUT:

.

Chairman

Chairman

Chairman

Thank you Mister Willard. Loud and clear.
Does anyone second this proposal?

Miss Rudolph

Miss Rudolph

Miss Rudolph

I do, Mister Chairman.

Slide 7
Meetings

ABOUT:

ABOUT:

ABOUT:

The chairman reads the proposals and mister Willard cheers for India.

Chairman

Chairman

Chairman

We have two proposals on the table.
One for expanding our existing facilities in Germany, the other for opening a new factory in India.

Mr Willard

Mr Willard

Mr Willard

Yes, India.

Slide 8
Meetings

ABOUT:

ABOUT:

ABOUT:

The chairman puts the matter to a vote.
The members of the meeting raise their hands and the chairman counts the votes.

Chairman

Chairman

Chairman

Let us vote by a raise of hands.
First to the counter proposal.
Who is for opening a new factory in India?

Miss Jones

Miss Jones

Miss Jones

Eleven votes, Mister Chairman.
Eleven for India.

Slide 9
Meetings

ABOUT:

ABOUT:

ABOUT:

.

Chairman

Chairman

Chairman

Now to the original proposal.
Who would rather expand our existing facilities here in Germany?
Please raise your hands.

Miss Jones

Miss Jones

Miss Jones

Oh no! Eleven for Germany and eleven for India.
We have a tie.

Slide 10
Meetings

ABOUT:

ABOUT:

ABOUT:

Everyone starts talking at the same time.
Some 'Boos' are heard.

Chairman

Chairman

Chairman

That means I have the final say.

Mr Grey

Mr Grey

Mr Grey

The casting vote.
And we all know where you stand.

Slide 11
Meetings

ABOUT:

ABOUT:

ABOUT:

.

Miss Rudolph

Miss Rudolph

Miss Rudolph

Very disappointed
That's not fair!

Chairman

Chairman

Chairman

Smiles
Well, I'm for Germany.
Quality counts. And we can't guarantee that in India.

Slide 12
Meetings

ABOUT:

ABOUT:

ABOUT:

The members express their displeasure and start arguing.
The chairman hits with his gavel on the desk.

Chairman

Chairman

Chairman

Order! Order please!
Please calm down. We can talk later about the details.
I herewith close the meeting.

Mr Grey

Mr Grey

Mr Grey

Annoyed
That means India is off the table.
Damn!

Slide 13
Meetings
Oral Discussion

Write the final part of the Minutes of the Meeting beginning at where the dialogue started.
Cover what had been said.
Look at the outline of Minutes of a Meeting under Example/Info.
Focus on what was said and give details about the vote.

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ich beanstande

I object to

ein Gegenvorschlag

a counter proposal

mneiner Meinung nach

in my opinion

es zur Abstimmung bringen

to put the matter to a vote

Ruhe jetzt!

Order now!

etwas vorschlagen

to propose something

einen Vorschlag neu formulieren

to rephrase a proposal

ich möchte eine Entschuldigung

I would like an apology

Sie wissen nicht wovon Sie reden!

You don't know what you are talking about.

sich nicht entschuldigen

not to apologise

ich gebe das Wort an

I give the floor to

eine dumme Idee

a stupid idea

die Entschuldigung akzeptieren

to accept the apology

bitte verlassen Sie die Versammlung

please leave the meeting

Unterstützung für den Antrag

a secondment for the motion

dagegen sein

to be against it

die Regeln schreiben vor

the procedures prescribe

Stimmen dafür

vote for

Besprechungspunkte zur Tagesordnung hinzufügen

to add items to the agenda

Das ist lächerlich!

That is ridiculous!

to agree with

dem zustimmen

eine erfolgreiche Besprechung

a fruitful discussion

das ist nicht relevant

that is not relevant

die Entschuldigung nicht akzeptieren

not to accept the apology

dagegen sein

to be against it

auf einer Entschuldigung bestehen

to demand an apology

Wo haben Sie das gehört?

Where have you heard that?

Wer hat das gesagt?

Who has said that?

eine ausschlaggebende Stimme

a casting vote

um Himmels Willen

for heavens sake

Sie hatten Ihre Gelegenheit

you had your turn

es protokolliert haben

to have it noted

einen gültigen Beschluss fassen

to take a valid decision

Ach, wirklich!

Really! You don't say!

haben Sie daran gedacht

have you considered

Frau Vorsitzende

madam chair

der vorige Sprecher

the previous speaker

vorschlagen dass das Protokol

propose that the minutes

Beschlussfähig sein

to have a quorum

das ist nicht akzeptabel

that is not acceptable

sich entschuldigen

to apologise

Ihre Zeit ist vorüber

your time is up

letztens

lastly

dem nicht zustimmen

to disagree

lasst uns darüber abstimmen

let's take a vote

die Versammlung beenden

to close the meeting

einstimmiger Beschluss

unanimous decision

zur Diskussion unter

fir discussion under

ist an der Reihe

has the floor

Herr Vorsitzender

mister chairman

der Vorschlag wurde verworfen

the motion was rejected

Vorsitzende

chairperson

der vorige Redner

the previous speaker

erkläre die Versammlung beendet

declare a meeting closed

ein solches Benehmen

such behaviour

erkläre die Versammlung eröffnet

declare the meeting open

zur Ordnung

on a point of order

dafür sein

to be for it

bitte nehmen Sie zur Kenntnis dass

please note that

laut der Statuten

according to the statutes

Sie sind ein Idiot!

You are an idiot!

mit Hinweis auf

with reference to

Birds of feather flock together.

Gleich und gleich gesellt sich gern.

Punkte zur Besprechung unter Allgemein

points for discussion under general

der Vorschlag wurde akzeptiert

the motion was carried

Lesson Vocabulary G/E

Meetings

Vocalulary used in meetings

1 / 65

Category: Lesson Vocabulary G/E

1. erkläre die Versammlung beendet

2 / 65

Category: Lesson Vocabulary G/E

2. Ruhe jetzt!

3 / 65

Category: Lesson Vocabulary G/E

3. ein solches Benehmen

4 / 65

Category: Lesson Vocabulary G/E

4. der Vorschlag wurde akzeptiert

5 / 65

Category: Lesson Vocabulary G/E

5. mneiner Meinung nach

6 / 65

Category: Lesson Vocabulary G/E

6. Punkte zur Besprechung unter Allgemein

7 / 65

Category: Lesson Vocabulary G/E

7. dem nicht zustimmen

8 / 65

Category: Lesson Vocabulary G/E

8. das ist nicht relevant

9 / 65

Category: Lesson Vocabulary G/E

9. Ihre Zeit ist vorüber

10 / 65

Category: Lesson Vocabulary G/E

10. mit Hinweis auf

11 / 65

Category: Lesson Vocabulary G/E

11. Unterstützung für den Antrag

12 / 65

Category: Lesson Vocabulary G/E

12. erkläre die Versammlung eröffnet

13 / 65

Category: Lesson Vocabulary G/E

13. die Entschuldigung akzeptieren

14 / 65

Category: Lesson Vocabulary G/E

14. es zur Abstimmung bringen

15 / 65

Category: Lesson Vocabulary G/E

15. dagegen sein

16 / 65

Category: Lesson Vocabulary G/E

16. ich beanstande

17 / 65

Category: Lesson Vocabulary G/E

17. die Versammlung beenden

18 / 65

Category: Lesson Vocabulary G/E

18. dagegen sein

19 / 65

Category: Lesson Vocabulary G/E

19. ist an der Reihe

20 / 65

Category: Lesson Vocabulary G/E

20. eine dumme Idee

21 / 65

Category: Lesson Vocabulary G/E

21. bitte nehmen Sie zur Kenntnis dass

22 / 65

Category: Lesson Vocabulary G/E

22. Sie sind ein Idiot!

23 / 65

Category: Lesson Vocabulary G/E

23. ein Gegenvorschlag

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Category: Lesson Vocabulary G/E

24. Beschlussfähig sein

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Category: Lesson Vocabulary G/E

25. Frau Vorsitzende

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Category: Lesson Vocabulary G/E

26. einstimmiger Beschluss

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Category: Lesson Vocabulary G/E

27. eine ausschlaggebende Stimme

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Category: Lesson Vocabulary G/E

28. Ach, wirklich!

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Category: Lesson Vocabulary G/E

29. laut der Statuten

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Category: Lesson Vocabulary G/E

30. die Entschuldigung nicht akzeptieren

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Category: Lesson Vocabulary G/E

31. letztens

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Category: Lesson Vocabulary G/E

32. der Vorschlag wurde verworfen

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Category: Lesson Vocabulary G/E

33. Das ist lächerlich!

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Category: Lesson Vocabulary G/E

34. einen Vorschlag neu formulieren

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Category: Lesson Vocabulary G/E

35. ich möchte eine Entschuldigung

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Category: Lesson Vocabulary G/E

36. die Regeln schreiben vor

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Category: Lesson Vocabulary G/E

37. der vorige Redner

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Category: Lesson Vocabulary G/E

38. ich gebe das Wort an

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Category: Lesson Vocabulary G/E

39. sich entschuldigen

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Category: Lesson Vocabulary G/E

40. bitte verlassen Sie die Versammlung

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Category: Lesson Vocabulary G/E

41. einen gültigen Beschluss fassen

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Category: Lesson Vocabulary G/E

42. dafür sein

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Category: Lesson Vocabulary G/E

43. Herr Vorsitzender

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Category: Lesson Vocabulary G/E

44. es protokolliert haben

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Category: Lesson Vocabulary G/E

45. auf einer Entschuldigung bestehen

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Category: Lesson Vocabulary G/E

46. haben Sie daran gedacht

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Category: Lesson Vocabulary G/E

47. eine erfolgreiche Besprechung

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Category: Lesson Vocabulary G/E

48. um Himmels Willen

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Category: Lesson Vocabulary G/E

49. vorschlagen dass das Protokol

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Category: Lesson Vocabulary G/E

50. Sie hatten Ihre Gelegenheit

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Category: Lesson Vocabulary G/E

51. sich nicht entschuldigen

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Category: Lesson Vocabulary G/E

52. lasst uns darüber abstimmen

53 / 65

Category: Lesson Vocabulary G/E

53. das ist nicht akzeptabel

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Category: Proverbs

54. Birds of feather flock together.

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Category: Lesson Vocabulary G/E

55. der vorige Sprecher

56 / 65

Category: Lesson Vocabulary G/E

56. Besprechungspunkte zur Tagesordnung hinzufügen

57 / 65

Category: Lesson Vocabulary G/E

57. Vorsitzende

58 / 65

Category: Lesson Vocabulary G/E

58. Sie wissen nicht wovon Sie reden!

59 / 65

Category: Lesson Vocabulary G/E

59. zur Ordnung

60 / 65

Category: Lesson Vocabulary G/E

60. to agree with

61 / 65

Category: Lesson Vocabulary G/E

61. zur Diskussion unter

62 / 65

Category: Lesson Vocabulary G/E

62. Wer hat das gesagt?

63 / 65

Category: Lesson Vocabulary G/E

63. Wo haben Sie das gehört?

64 / 65

Category: Lesson Vocabulary G/E

64. etwas vorschlagen

65 / 65

Category: Lesson Vocabulary G/E

65. Stimmen dafür

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